Attendance Policies

Attendance Clerk:           (650) 558-2308
Report Student Absences:   (650) 558-2309
Attendance Office Hours:                 7:15 a.m. - 3:15 p.m.

     The Attendance Office must have current phone numbers and addresses of all SMHS students.  If this information has changed, notify the District Office. Automated phone calls home are made daily to inform parents of the student’s attendance (tardy or absent).  If there is an error in the student’s attendance, see the attendance clerk for a CORRECTION FORM.  This must be corrected within three days or the student’s attendance record will be marked “CUT” and will not be cleared.  

EXCUSED ABSENCES
     BP5113 Students/Absences and Excuses
     Absences from school shall be excused only for health reasons, family emergencies and justifiable personal reasons as permitted by law, Board policy and administration regulations(Ed Code 46010, 48205, 48216).  Inasmuch as class participation is an integral part of students’ learning experiences, parents/guardians and students shall be encouraged to schedule medical appointments during non-school hours.
     Students shall not be absent from school without their parents/guardians’ knowledge or consent except in cases of medical emergency or confidential medical appointment.  Per Education Code 46010.1, school authorities may excuse any student from school to obtain confidential medical services without the consent of the student’s parent/guardian.  A student’s grades may be affected by excessive unexcused absences.
     A student’s absence shall be excused for the following reasons(per Education Code 48205):  personal illness; quarantine under the direction of a county or city health officer; medical, dental, optometric, or chiropractic appointment; funeral services for a member of the immediate family, which shall be limited to one day if the service is conducted in California or three days if the service is conducted out of state (immediate family is defined as parents, grandparents, spouse, son/son-in-law, daughter/daughter-in-law, brother, sister, or any relative living in the student’s immediate household); jury duty; illness or medical appointment of the student who is the custodial parent; religious  exercises; or educational or employment conferences.

CLEARING AN ABSENCE
     After an absence from school, the student is responsible for clearing his or her absence within three days of the absence;failure to clear an absence within the three days will result in a two hour ‘choices’ or Alternative to Suspension/YSB.  Students can come to the attendance office before school, during brunch or lunch.  On the first day of an absence, the parent or guardian should follow any of the following methods to verify student absences:

  1. Report it to the attendance office, (650) 558-2309,or 
  2. Have the student bring a note, signed by the parent or guardian, to the Attendance office upon return before they report to class.  The note must contain the Student’s name, Name of parent or guardian of student, ID#, date of absence, reason for absence, and a phone number to verify the absence.  
  3. Other methods of verifying student absences are (a) home visits by SMUHSD
    Employee or (b) physician verification (Board Policy 5113).
  4. Students absent more than five days of illness are requested to have a doctor’s note to get cleared from cuts.  When a student has had 14 days and/or 44 class periods (consecutive or nonconsecutive) absences in the school year for illness, any further absences for illness may be verified by a physician (Board Policy 5113).
  5. Students coming late or leaving early for a doctor’s appointment must bring a note from the doctor’s office as proof for SMHS files.

     Excused Absences

ILL*: Illness- the school may require the certificate of a doctor if it is deemed advisable. This is mandatory after five consecutive days.  
ACT*:  School Business/Activity
SUS*:   Suspended
EXC*:   Excused, non-ill
REL*: Religious- A student’s absence from school for religious reasons must be  prearranged at  least three days ahead of time.
ETD*: Excused Tardy- Student arrived with a note excusing the tardy.
*   Students are permitted to make up all work missed.

     Unexcused Absences

CUT:   Cut/ Truant.   No makeup work allowed.  Cuts are defined as any students who either left campus without permission and/or failed to clear the unverified absence after 3rd day.  
TDY***:  Tardy= Student arrived late to class regardless of the minutes of class time missed.
B ***: More than 30 minutes
UNX***:  Unexcused (Parent is aware but absence reason not excused)
***The teacher may or may not permit make up work.  Students who are habitually truant may not be allowed to attend any school sponsored event.  

PERMIT TO LEAVE SCHOOL
            To obtain a Permit, a parent/guardian note must be turned into the Attendance Office BEFORE school begins or call the attendance line before 9:30am. Students are responsible to pick up permit to leave during brunch or lunch.  Students leaving campus MUST have a Permit to Leave BEFORE leaving campus.  Leaving school without a permit from the attendance office is considered a cut and may not be excused by a note or call afterwards.  Students that leave campus without a permit will be subject to disciplinary action. 

     Illnesses
     A student who feels too ill to remain at school must report to the Health Office to obtain a Permit to Leave school.  Parent/guardian will be notified.  If the parent or guardian cannot be reached, the person listed on the emergency contact must be notified.  Students will be marked CUT if they leave without a permit. According to School Board regulations, a student may be excused for illness by parent/guardian up to 14 times. After that only a note from the doctor will be accepted to excuse the absence.

College Classes, Not-at-School (NAS), ROP Classes, and Athletics
     Students who are finished with classes at the end of 4th-7th period should have a sticker on their ID card for the semester or for the duration of the athletic season to leave campus.  Students MUST carry their ID card with them at all times.  Stickers may be obtained in the Student Services Office.  Students who do not have a class at the beginning of school or end of school (for example, the student does not have a 1st or 2nd period or 6th or 7th period) must obtain a “Not-at-School” sticker from Student Services.  Students who have a “Not-at-School” sticker in the middle of their class schedule are NOT allowed to leave campus.  Once a student arrives at school, the student may not leave without parental permission and a permit to leave from the Attendance Office – even if the if the student has a 1st or 2nd period NAS.

TARDY POLICY – NEW POLICY BEGINS FALL 2017 
      We have a school-wide tardy policy.  Students who do not have an excused tardy pass are marked UNEXCUSED TARDY.  Automated phone calls home will be made daily to inform parents of the student’s attendance when the student is marked absent, tardy, or very tardy (Code “B” for tardies that exceed 30 minutes).  

TARDY POLICY IS BY SEMESTER AND WILL RESET AT THE START OF THE SECOND SEMESTER.  Tardy accumulation is for any class period during the school day.   

Tardies 1-4:  Teacher may assign consequences and communicate with parent/guardian.    

Tardy 5:  Student assigned 1 hour of ‘choices’.  Parent/guardian contact.    

Tardy 10: Student assigned 2 hours of ‘choices’.  Parent/guardian contact.    

Tardy 15: Student to meet with Dean, assigned 3 hours of SATURDAY CHOICES and student placed on attendance contract.  Parent/guardian contact.   

Tardy 20+: Student to meet with Dean, assigned 6 hours of SATURDAY CHOICES.  Parent/guardian contact and/or ATS.

             (Note:  Students on contracts may have different consequences.)

TARDY CLEARANCE 

A parent/guardian must call in to report their student who may be tardy (illness, personal issues, doctor appointment).  The student must then report to the Attendance Office upon arrival to campus.  Student must provide a note from the doctor if they had an appointment, or a note from the parent/guardian if a call was made to report the student sick and student felt better and then decided to attend school.   

TARDY SWEEPS

     San Mateo High School conducts unannounced tardy sweeps throughout the school year. Students who are late to class are gathered and collected by school employees.  The students are escorted to a designated area and are assigned ‘choices’ for being late without a pass during a tardy sweep.  Failure to serve ‘choices’ in a timely manner may lead to additional consequences.  Tardy sweeps are for the entire period.  Students who arrive late after the sweep should be sent to Student Services for Tardy Sweep consequences.  Student’s attendance should reflect “Tardy/Very Tardy” for that period.

TRUANCY/CUT POLICY

     Student attendance at school is required by State law.  Illegal absence from school-“truancy”- is a violation of State law.  Truancy may result in no make-up work assigned in those classes that were listed as a “CUT”.  School consequences are:  

3rd OffenseStudent meets with Dean, assigned 1 hour of ‘choices’.  Parent/guardian contact.                                              
6th Offense:   Student meets with Dean, assigned 2 hours of ‘choices’.  Parent/guardian contact.    
9th Offense:  Student meets with Dean, assigned 3 hours of SATURDAY CHOICES and student placed on attendance contract.  Parent/guardian contact.   
12th Offense: :Student meets with Dean, assigned 6 hours of SATURDAY CHOICES.  Parent/guardian contact and/or ATS.

Truancy parent meeting, and possible SARB recommendation.

Parents will receive phone calls from the automated phone system reporting the student’s cuts for the day.  Truancy (T) letters are sent home to the parents/guardians based on the number of cuts during the year.  

  • T Letter #1: sent when the student has cut 14 periods, parents should contact the student’s counselor if there are errors.
  • T Letter #2:  sent when the student has cut 28 periods, parents are required to attend the scheduled truancy meeting with the SMHS Administration and Staff.
  • T Letter #3: sent when the student has cut 35 periods, parents are required to attend the scheduled truancy meeting.  These students may be placed on a truancy contract and referred to the District Student Attendance Review Board, with possible reassignment to another high school or Court and Community School.

*** Students who receive any truancy letter will not be allowed to attend any school-sponsored event.***


POLÍTICAS SOBRE LA ASISTENCIA

Encargada de registros de asistencia:           (650) 558-2308
Para informar inasistencias:   (650) 558-2309
Horario de atención de la Oficina de Asistencia:                 7:15 a. m.-3:15 p. m.

 

     La Oficina de Asistencia debe tener los números de teléfono y los domicilios actuales de todos los alumnos de SMHS.  Si esta información ha cambiado, notifique a la Oficina del Distrito. Se realizan llamadas telefónicas automáticas al hogar diariamente para informar a los padres sobre la asistencia del alumno (en caso de llegada tarde o inasistencia). Si hay un error en relación con la asistencia del alumno, se debe consultar a la encargada de registros de asistencia para obtener un FORMULARIO DE CORRECCIÓN.  Esto deberá corregirse dentro de los tres días; de lo contrario, en el registro de asistencia del alumno constará como “FALTA SIN PERMISO” y no se justificará.  

 

INASISTENCIAS JUSTIFICADAS

     Política del Consejo 5113: alumnos, inasistencias y justificaciones

     Las inasistencias solo se justificarán por cuestiones de salud, emergencias familiares y razones personales justificables según lo permitido por la ley, las políticas del Consejo y las regulaciones de la Administración (Código de Educación, artículos 46010, 48205, 48216). En tanto que la participación en clase es un elemento fundamental para las experiencias de aprendizaje del alumno, se debe alentar a los padres, tutores y alumnos a realizar consultas médicas fuera del horario escolar.

     Los alumnos no deben faltar a clase sin el conocimiento o consentimiento de los padres o tutores, salvo en caso de emergencia médica o consulta médica confidencial.  De acuerdo con el artículo 46010.1 del Código de Educación, las autoridades escolares pueden excusar a cualquier alumno de asistir a la escuela para obtener servicios médicos confidenciales sin el consentimiento de los padres o tutores.  Las calificaciones del alumno podrán verse afectadas por el exceso de inasistencias injustificadas.

     La inasistencia de un alumno será justificada en los siguientes casos (de conformidad con el artículo 48205 del Código de Educación): enfermedad personal; cuarentena por indicación de un funcionario de salud del condado o la ciudad; consulta médica, odontológica, optométrica o quiropráctica; funeral de un familiar inmediato, que se limitará a un día si el funeral se lleva a cabo en California o a tres días si se lleva a cabo fuera del estado (se considera familiar inmediato a los padres, abuelos, esposos, hijos/yernos, hijas/nueras, hermanos, hermanas o cualquier familiar que viva en el hogar del alumno); servicio de jurado; enfermedad o consulta médica de los hijos del alumno que tenga la custodia; ceremonias religiosas; o conferencias educativas o laborales.

 

CÓMO JUSTIFICAR UNA INASISTENCIA

     Después de ausentarse de la escuela, el alumno es responsable de justificar su inasistencia dentro de los tres días posteriores; de lo contrario, recibirá una Choices de dos horas o se lo asignará al Programa de Alternativa a la Suspensión (ATS)/Oficina de Servicios para la Juventud (YSB). Los alumnos pueden acercarse a la Oficina de Asistencia antes del comienzo de la jornada escolar o durante el desayuno-almuerzo o el almuerzo. En el primer día de inasistencia, el padre/madre o tutor deberá seguir cualquiera de los métodos a continuación a fin de verificar las inasistencias del alumno:

  1. Informar a la Oficina de Asistencia, al (650) 558-2309. 
  2. Hacer que el alumno lleve una nota, firmada por el padre/madre o tutor, a la Oficina de Asistencia antes de asistir a clases.  La nota debe indicar el nombre del alumno, nombre del padre/madre o tutor, número de identificación, fecha y motivo de la inasistencia, y un número de teléfono para verificar dicha inasistencia.  
  3. Otros métodos para verificar las inasistencias del alumno son (a) las visitas al hogar por parte de un empleado de SMUHSD 

o (b) la comprobación de un médico (Política del Consejo 5113).

  1. Los alumnos que se ausenten más de cinco días debido a una enfermedad deben presentar un certificado médico a fin de justificar las faltas sin permiso. En caso de que un alumno se haya ausentado 14 días o 44 períodos de clase (consecutivos o no consecutivos) durante el año escolar debido a una enfermedad, cualquier otra inasistencia por enfermedad podrá ser verificada por un médico (Política del Consejo 5113).
  1. Los alumnos que lleguen tarde o se retiren temprano debido a una consulta médica deben presentar una nota del consultorio médico como prueba para los expedientes de SMHS.

     Inasistencias justificadas

ILL*: Enfermedad: la escuela puede solicitar el certificado de un médico, si lo considera conveniente. Esto es obligatorio después de cinco días consecutivos.  

ACT*:  Actividades/asuntos escolares

SUS*:   Suspendido

EXC*:   Justificado, no enfermo

REL*: Asuntos religiosos: la inasistencia del alumno debido a motivos religiosos se debe acordar al menos con tres días de anticipación.

ETD*: Llegada tarde justificada: el alumno presenta una nota donde justifica la llegada tarde.

* Los alumnos pueden compensar todos los trabajos no realizados.

 

     Inasistencias injustificadas

CUT:   Falta sin permiso/ausente sin justificación.   No se permite compensar los trabajos.  Se considera que un alumno falta sin permiso cuando abandona el campus sin autorización o no justifica la inasistencia no verificada después del tercer día.  

TDY***:  Llegada tarde: el alumno llega tarde a clases independientemente de los minutos de clase perdidos.

B ***                      Más de 30 minutos de retraso

UNX***:  Injustificado (los padres están al tanto de la inasistencia, pero el motivo es injustificado)

*** El docente puede permitir o no que se compensen los trabajos. Es posible que los alumnos que suelen ausentarse sin justificación no puedan asistir a ningún evento patrocinado por la escuela. 

PERMISO PARA RETIRARSE DE LA ESCUELA

  Para obtener un permiso, una nota debe ser entregada del padre/tutor  a la oficina de asistencia ANTES de que comience la escuela o llamar a la línea de asistencia ANTES de las 9:30am.  Los estudiantes tienen las responsabilidad de recoger el permiso para salir durante el almuerzo-desayuno o el almuerzo.Los alumnos que abandonen el campus DEBEN tener un permiso para retirarse ANTES de hacerlo. Retirarse de la escuela sin el permiso de la Oficina de Asistencia se considera una falta sin permiso y no se podrá justificar después con una nota o un llamado.  Los alumnos que abandonen el campus sin un permiso quedarán sujetos a medidas disciplinarias. 

     Enfermedades

     El alumno que sienta demasiado malestar para permanecer en la escuela debe informarlo a la Oficina de Salud a fin de obtener un permiso para retirarse de la escuela.  Se notificará al padre/madre o tutor. En caso de que no sea posible comunicarse con el padre/madre o tutor, se notificará a la persona indicada como contacto de emergencia. Los alumnos obtendrán una FALTA SIN PERMISO si se retiran sin autorización. De conformidad con las regulaciones del Consejo Escolar, el padre/madre o tutor del alumno podrá justificar la inasistencia por enfermedad hasta 14 veces. Para justificar las inasistencias posteriores se aceptará solamente un certificado médico.

 

Clases universitarias, fuera de la escuela (NAS), clases del Programa Regional de Ocupación (ROP) y deportes

     Los alumnos que terminen las clases al final del cuarto al séptimo período deben tener una pegatina en la tarjeta de identificación durante todo el semestre o durante la temporada de deportes para poder abandonar el campus. Los alumnos DEBEN llevar la tarjeta de identificación consigo en todo momento. Las pegatinas se pueden obtener en la Oficina de Servicios Estudiantiles. Los alumnos que no tengan una clase al comienzo o al final de la jornada escolar (por ejemplo, el alumno no tiene un primer o segundo período o un sexto o séptimo período) deben obtener una pegatina con la leyenda “Not-at-School” (fuera de la escuela) a través de la Oficina de Servicios Estudiantiles. Los alumnos que tengan esta pegatina en los períodos intermedios de su horario de clases NO pueden abandonar el campus. Una vez que el alumno llegue a la escuela, no podrá retirarse sin un permiso de sus padres y un permiso para retirarse de la Oficina de Asistencia, incluso si tiene una pegatina NAS para el primer o segundo período.

 

 

POLÍTICA SOBRE LLEGADAS TARDE -Nueva póliza empieza en el año escolar 2017 

      Contamos con una política escolar sobre llegadas tarde. Los alumnos que no tengan un pase de llegadas tarde justificadas obtendrán una LLEGADA TARDE INJUSTIFICADA. Se realizarán llamadas telefónicas automáticas al hogar diariamente para informar a los padres sobre la asistencia del alumno cuando este obtenga una inasistencia, llegada tarde, o muy tarde (Código “B”para retrasos más de 30 minutos) . Los docentes tomarán medidas en caso de las primeras tres llegadas tarde injustificadas. En la tercera llegada tarde, el docente se comunicará con los padres y les advertirá sobre una posible Choices en la próxima ocasión. En la cuarta llegada tarde injustificada a la misma clase, el docente completará una derivación de llegadas tarde en línea. El docente determinará e informará al alumno acerca de la fecha de las 2 horas de Choices como consecuencia de desobedecer las normas sobre las llegadas tarde. Las llegadas tarde reiteradas aumentan las medidas disciplinarias. Se registra la llegada tarde a clases de los alumnos a menos que presenten una nota legítima de sus padres o de un miembro del personal. A continuación, se describen las consecuencias de desobedecer la política sobre llegadas tarde (por semestre). 

 

LA PÓLIZA DE RETRASOS ES POR SEMESTRE Y SE VOLVERÁ A PONER A CERO AL COMIENZO DEL SEGUNDO SEMESTRE. LA acumulación de retrasos es por cualquier periodo de clase durante el día escolar.   

 

Primera a cuarta llegada tarde:  Medidas tomadas por el docente según se describen en su plan de manejo de la clase. El docente se comunicará con los padres y los informará.      

 

Quinta llegada tarde: La decana convoca una reunión, 1 hora de Choices, y comunicación con los padres/tutores.   

 

Décima llegada tarde: La decana convoca una reunión, 2 horas de Choices, y comunicación con los padres/tutores.   

 

Decimoquinta llegada tarde: La decana convoca una reunión, 3 horas de Choices por el SÁBADO, comunicación con los padres/tutores, y el alumno firmará un contrato de estudiante de SMHS

 

Vigésimo llegada tarde o más: La decana convoca una reunión, 6 horas de Choices por el SÁBADO,  comunicación con los padres/tutores y/o ATS

 

             (Nota: Es posible que se tomen medidas diferentes para los alumnos con contratos).

 

El despeje de retrasos

 

Padre/tutor debe llamar para reportar que su estudiante llegará tardy (enfermedad, asuntos personales, cita médica). El estudiante entonces debe reportarse a la oficina de asistencia en cuanto su llegada a la escuela. El/la estudiante necesita proveer una nota del médico si tuvieron una cita, o una nota de su padre/tutor si se fue reportado que el estudiante se sentía mal pero luego mejor y decidió asistir a la escuela.

 

INSPECCIONES DE LLEGADAS TARDE

     San Mateo High School lleva a cabo inspecciones de llegadas tarde sin previo aviso a lo largo del año escolar. Los empleados de la escuela reúnen a aquellos alumnos que llegan tarde a clases, los acompañan a un área designada y les asignan 1 hora de Choices por llegar tarde sin un pase durante una inspección de llegadas tarde. El incumplimiento de Choices en forma oportuna puede llevar a tomar medidas adicionales. Las inspecciones de llegadas tarde corresponden a todo el período. Los alumnos que llegan tarde después de la inspección serán enviados a la Oficina de Servicios Estudiantiles a fin de que se tomen las medidas correspondientes. El registro de asistencia del alumno indicará “Tardy or Very Tardy” (Llegada tarde) para ese período.

 

POLÍTICA SOBRE INASISTENCIAS INJUSTIFICADAS/FALTAS SIN PERMISO

     Las leyes del estado exigen que el alumno asista a clases. La inasistencia ilegal a la escuela (“inasistencia injustificada”) es una violación de las leyes del estado. Es posible que no se le permita al alumno compensar los trabajos en aquellas clases donde consta una “FALTA SIN PERMISO”. Las medidas escolares son las siguientes:  

3a Ofensa: La decana convoca una reunión, 1 hora de Choices, y comunicación con los padres/tutores.                   

6a Ofensa:La decana convoca una reunión, 2 horas de Choices, y comunicación con los padres/tutores.    

9a Offense: La decana convoca una reunión, 3 horas de Choices por el SÁBADO, y el alumno firmará un contrato de estudiante de SMHS, y comunicación con los padres/tutores.  

 12a Ofensa: :  La decana convoca una reunión, 6 horas de Choices por el SÁBADO. Comunicación con padre/tutor y/o ATS.                                            

Reunión con los padres sobre las inasistencias injustificadas y posible recomendación del Consejo de Revisión de la Asistencia Escolar (SARB).

Se informará a los padres sobre las faltas sin permiso del día a través de llamadas telefónicas del sistema de telefonía automático. Se enviarán cartas por inasistencias injustificadas a los padres o tutores sobre la base de la cantidad de faltas sin permiso durante el año.  

  • Carta n.º 1: se envía cuando el alumno ha faltado a 14 períodos. Los padres deben comunicarse con el asesor del alumno en caso de que haya algún error.
  • Carta n. º 2: se envía cuando el alumno ha faltado a 28 períodos. Los padres deben asistir a una reunión programada sobre las inasistencias injustificadas con la Administración y el personal de SMHS.
  • Carta n.º 3: se envía cuando el alumno ha faltado a 35 períodos. Los padres deben asistir a una reunión programa sobre las inasistencias injustificadas. El alumno que habitualmente se ausente sin justificación no podrá asistir a ningún evento patrocinado por la escuela. Es posible que tales alumnos firmen un contrato de inasistencias injustificadas y sean derivados al Consejo de Revisión de la Asistencia Escolar del distrito, y tal vez sean transferidos a otra escuela secundaria o a una escuela del tribunal de menores o escuela comunitaria. 

***Estudiantes quienes reciben una carta de inasistencias injustificadas no se les permitirá asistir a cualquier evento patrocinado por la escuela.***