Attendance Policies

Attendance Clerk:  Mrs. Menendez - (650) 558-2308
Report student absences: (650) 558-2309
Attendance Office hours:  7:15 a.m. – 3:15 p.m.

     The Attendance Office must have current phone numbers and addresses of all SMHS students.  If this information has changed, notify the District Office. Automated phone calls home are made daily to inform parents of the student’s attendance (tardy or absent).  If there is an error in the student’s attendance, see the attendance clerk for a CORRECTION FORM.  This must be corrected within three days or the student’s attendance record will be marked “CUT” and will not be cleared. 

EXCUSED ABSENCES

     BP5113 Students/Absences and Excuses

     Absences from school shall be excused only for health reasons, family emergencies and justifiable personal reasons as permitted by law, Board policy and administration regulations(Ed Code 46010, 48205, 48216).  Inasmuch as class participation is an integral part of students’ learning experiences, parents/guardians and students shall be encouraged to schedule medical appointments during non-school hours.

     Students shall not be absent from school without their parents/guardians’ knowledge or consent except in cases of medical emergency or confidential medical appointment.  Per Education Code 46010.1, school authorities may excuse any student from school to obtain confidential medical services without the consent of the student’s parent/guardian.  A student’s grades may be affected by excessive unexcused absences.

     A student’s absence shall be excused for the following reasons(per Education Code 48205):  personal illness; quarantine under the direction of a county or city health officer; medical, dental, optometrical, or chiropractic appointment; funeral services for a member of the immediate family, which shall be limited to one day if the service is conducted in California or three days if the service is conducted out of state (immediate family is defined as parents, grandparents, spouse, son/son-in-law, daughter/daughter-in-law, brother, sister, or any relative living in the student’s immediate household); jury duty; illness or medical appointment of the student who is the custodial parent; religious  exercises; or educational or employment conferences.

CLEARING AN ABSENCE

     After an absence from school, the student is responsible for clearing his or her absence within three days of the absence; failure to clear an absence within the three days will result in a two hour detention and possible in-house suspension.  Students can come to the attendance office before school, during brunch or lunch.  On the first day of an absence, the parent or guardian should follow any of the following methods to verify student absences:

1)     Report it to the attendance office, (650) 558-2309, or (650) 558-2309

2)     Have the student bring a note, signed by the parent or guardian, to the Attendance office upon return before they report to class.  The note must contain the Student’s name, Name of parent or guardian of student, ID#, date of absence, reason for absence, and a phone number to verify the absence. 

3)     Other methods of verifying student absences are (a) home visits by SMUHSD Employee or (b) physician verification (Board Policy 5113).

4)     Students absent more than five days of illness are requested to have a doctor’s note to get cleared from cuts.  When a student has had 14 days and/or 44 class periods (consecutive or nonconsecutive) absences in the school year for illness, any further absences for illness may be verified by a physician (Board Policy 5113).

5)      Students coming late or leaving early for a doctor’s appointment must bring a note from the doctor’s office as proof for SMHS files.

     Excused Absences

ILL*: Illness- the school may require the certificate of a doctor if it is deemed advisable. This is mandatory after five consecutive days. 
ACT*:School Business/Activity
SUS*: Suspended
EXC*: Excused, non-ill
REL*: Religious- A student’s absence from school for religious reasons must be  prearranged at  least three days ahead of time.
ETD*: Excused Tardy- Student arrived with a note excusing the tardy.

*   Students are permitted to make up all work missed.

     Unexcused Absences

CUT: Cut/ Truant.   No makeup work allowed.  Cuts are defined as any students who either left campus without permission and/or failed to clear the unverified absence after 3rd day. 
TDY***: Tardy= Student arrived late to class regardless of the minutes of class time missed.
UNX***: Unexcused (Parent is aware but absence reason not excused)

***The teacher may or may not permit make up work.  Students who are habitually truant may not be allowed to attend any school sponsored event.
 

PERMIT TO LEAVE SCHOOL

    To obtain a Permit, a parent/guardian note must be turned into the Attendance Office BEFORE school begins and picked up during brunch or lunch. Students leaving campus MUST have a Permit to Leave BEFORE leaving campus.  Leaving school without a permit from the attendance office is considered a cut and may not be excused by a note or call afterwards.  Students that leave campus without a permit will be subject to disciplinary action.

     Illnesses

     A student who feels too ill to remain at school must report to the Health Office to obtain a Permit to Leave school.  Parent/guardian will be notified.  If the parent or guardian cannot be reached, the person listed on the emergency contact must be notified.  Students will be marked CUT if they leave without a permit. According to School Board regulations, a student may be excused for illness by parent/guardian up to 14 times. After that only a note from the doctor will be accepted to excuse the absence.


POLÍTICAS DE ASISTENCIA

Encargada de registros de asistencia:  Señora Menendez - (650) 558-2308
Para informar sobre una ausencia: (650) 558-2309
Horario de la Oficina de Asistencia: 7:15 a.m.- 3:15 p.m. 

     Esta oficina deberá tener los números de teléfono y el domicilio actuales de todos los estudiantes de la SMHS. Los cambios en esta información deberán notificarse en la Oficina de Asistencia. Todos los días se harán llamadas telefónicas a los padres para informarles cuando un estudiante ha llegado tarde o ha estado ausente de la escuela. Si hay algún error en los registros de asistencia del estudiante, deberán hablar con esta oficina y pedir un formulario de correcciones (correction form). La corrección deberá hacerse dentro de los tres días de detectada, de lo contrario, en el registro de asistencia del estudiante aparecerá una «AUSENCIA SIN PERMISO» que no será justificada.

AUSENCIAS JUSTIFICADAS

     POLÍTICA DEL CONSEJO 5113 Estudiantes - Ausencias y justificaciones

     Las ausencias de la escuela se excusarán únicamente por motivos de salud, emergencias familiares y razones personales justificables, según lo permitan la ley, la política del Consejo y las reglamentaciones administrativas. (Código de Educación 46010, 48205, 48216). Dado que la participación en clase es una parte integral del aprendizaje de los estudiantes, los padres/tutores y los estudiantes serán alentados a programar sus citas médicas fuera del horario escolar.

     Los estudiantes no se ausentarán de la escuela sin que sus padres/tutores sepan o autoricen dicha ausencia, con excepción de emergencias médicas o citas médicas confidenciales. De conformidad con el Código de Educación 46010.1, los funcionarios escolares pueden excusar a un estudiante de la escuela para que reciba servicios médicos confidenciales sin el consentimiento de los padres/tutores del estudiante. Las ausencias injustificadas excesivas pueden afectar las notas de los estudiantes.

     De conformidad con el Código de Educación 48205, las ausencias de los estudiantes se excusarán por los siguientes motivos: enfermedad personal, cuarentena según la indicación de un funcionario de salud del condado o de la ciudad, citas con el médico, el odontólogo, el optometrista o el quiropráctico; funeral de un miembro de la familia directa (quedará limitado a un día si el funeral se llevará a cabo en California o tres días si se llevará a cabo fuera del estado; “familiar directo” se define como los padres, los abuelos, los cónyuges, los hijos, los cuñados, los hermanos o cualquier otro pariente que viva con el grupo familiar del estudiante); servicio de jurado, enfermedades o citas con el médico cuando el estudiante tenga la custodia de su hijo(a); actividades religiosas o reuniones educacionales o laborales.

ADMISIÓN A LA CLASE (cómo explicar la razón de una ausencia)

     Después de haberse ausentado de la escuela, los estudiantes son responsables de explicar la razón de su ausencia dentro de los tres días de ocurrida la misma; de lo contrario, serán retenidos por dos horas y además podrían ser suspendidos. Los estudiantes pueden presentarse en la Oficina de Asistencia antes de que empiece el día escolar, durante el brunch o el almuerzo.  El primer día de ausencia, los padres o tutores deberán:

1)         reportar dicha ausencia a la Oficina de Asistencia: (650) 558-2309 o (650) 558-2308

2)         hacer que el estudiante en cuestión lleve una nota firmada por los padres o tutores a la misma oficina. La  nota deberá entregarse el mismo día que regrese a la escuela, antes de ir a su clase. Deberá mencionar el nombre del estudiante, su número de identificación, fecha(s) de la(s) ausencia(s), razón(es) y un número de teléfono para verificar tal(es) ausencia(s). 

3)         Otros métodos de verificación de ausencias escolares son: (a) visitas a domicilio por parte de personal de la SMUHSD o (b) certificado médico (Board Policy 5113).

4)         Si el estudiante tiene una ausencia por enfermedad de cinco días o más, deberá presentar una nota del médico. Cuando un estudiante se ha ausentado 14 días y/o 44 períodos (consecutivos o no consecutivos) debido a enfermedad, días de ausencia adicionales se podrán verificar mediante un certificado médico (Board Policy 5113).

5)           Si el estudiante llega tarde a la escuela/se retira antes porque tuvo/tendrá una cita con el médico, deberá presentar una nota del médico que será guardada como prueba en los archivos de SMHS. 

Ausencias justificadas

ILL*: Enfermedad - si se cree conveniente, la escuela podrá pedir un certificado médico. Esto es obligatorio después de cinco días consecutivos de ausencia. 
ACT*: Actividades/tareas relacionadas con la escuela
SUS*: Suspensión
EXC*: Justificada, el estudiante no está enfermo.
REL*: Asuntos religiosos – la ausencia del estudiante de la escuela por motivos religiosos deberá arreglarse con tres días de anticipación.
ETD*: Atraso justificado – el estudiante lleva una nota de un miembro del personal que explica por qué llegó tarde o una nota de sus padres que explica la razón del atraso.

*   Los estudiantes podrán recuperar el trabajo perdido.

Ausencias injustificadas

CUT: Inasistencia/ausencia sin permiso. No se ofrecerá trabajo de recuperación. La inasistencia es toda ausencia que los padres/tutores no hayan explicado. 
TDY***: Atrasos
UNX***: Injustificada (los padres están al tanto, pero la razón de la ausencia no la justifica)

***El maestro puede permitir que se recupere el trabajo o no.  Puede ocurrir que los estudiantes que suelen estar ausentes sin permiso no puedan asistir a ninguna actividad patrocinada por la escuela.

AUTORIZACIÓN PARA IRSE DE LA ESCUELA

     Para obtener el permiso, la nota del padre/tutor deberá presentarse en la Oficina de Asistencia ANTES de que empiece la escuela. El permiso podrá recogerse durante el brunch o el almuerzo. Aquellos que quieran irse a su casa DEBEN obtener una «Autorización para irse de la escuela» ANTES de dejar del campus.  Irse de la escuela sin el permiso de la Oficina de Asistencia se considerará como una inasistencia y no podrá ser justificada por una nota o una llamada. Los estudiantes que se vayan del campus sin el permiso estarán sujetos a medidas disciplinarias. 

Enfermedad

     El estudiante que se sienta demasiado enfermo para seguir en la escuela deberá dar informar a la Oficina de Salud para que ésta emita una «Autorización para irse de la escuela».El padre/tutor será notificado al respecto. Si no podemos hablar con el padre o tutor, nos comunicaremos con la persona que esté en la tarjeta de emergencia. Si dejan la escuela sin el permiso, la ausencia se considerará SIN PERMISO.  De acuerdo al reglamento de la Mesa Directiva, el padre o tutor puede excusar a su hijo/a por motivos de enfermedad por un máximo de 14 días. Más allá de este límite, sólo un certificado médico podrá excusar ausencias escolares.